Las mejores aplicaciones y software de firma electrónica

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Con la desmaterialización y el desarrollo del teletrabajo, se han llevado a evolucionar una serie de prácticas profesionales. Este es particularmente el caso de la firma digital que, gracias a numerosas normativas internacionales, conserva el carácter legal de la firma manuscrita. Sin embargo, no todas las soluciones de firma electrónica ofrecen las mismas garantías. Explicamos cómo elegir el software o la aplicación adecuados.

Hasta hace poco, solo la firma manuscrita era oficial, auténtica e irrevocable. De hecho, con respecto a los criterios que permiten validar la conformidad y el valor legal de un documento firmado, dicho proceso tenía que probar la identidad de los firmantes y certificar la integridad del documento (el documento no. modificado entre el momento en que el autor lo firmó y el momento en que el firmante se enteró). Por lo tanto, es comprensible hasta qué punto podría parecer complicado firmar digitalmente un documento de forma remota mientras se conservan las propiedades de identificación e integridad mencionadas anteriormente.

No fue hasta principios de la década de 2000 para ver la aparición de las primeras leyes que confieren un valor legal reconocido a la firma electrónica. No hace falta decir que cada regulación varía de un país a otro. Como tal, el contrato firmado electrónicamente debe definir las leyes que le son aplicables, ya sea que obligue a las partes que residen en el mismo estado o en diferentes países.

Entró en vigencia en 2016, el reglamento eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza) establece los estándares y supervisa el valor legal de la firma electrónica dentro de la Unión Europea. También define tres tipos de firmas según el nivel de seguridad requerido:

• La simple firma electrónica: baja confiabilidad, establece un vínculo teórico entre dos entidades. Puede ser un nombre al final de un correo electrónico o una firma manuscrita escaneada. Aunque vinculante, su valor legal es cuestionable ya que no hay forma de verificar oficialmente la identidad del firmante.

• Firma electrónica avanzada: alta confiabilidad, requiere el uso de certificados para garantizar la integridad del documento, la identidad del (los) firmante (s) y el no repudio de la firma.

• Firma electrónica calificada: alta fiabilidad, basada en las limitaciones reglamentarias relativas a la verificación de la identidad del firmante y la protección de la clave de firma. Tal nivel de seguridad le da a este tipo de firma el mismo valor que una firma manuscrita en persona.

Armado con todos estos detalles, ¿a qué herramienta de firma digital debería recurrir? Porque, se entenderá, no se firma de igual forma un presupuesto, un compromiso de compraventa de inmuebles y un contrato de cesión de fondo de comercio.

Por tratarse de un método de firma específico, reservado para un determinado tipo de profesión (abogados, notarios, alguaciles, etc.) y que requiere sistemáticamente la presencia física del o los firmantes (o una reunión física que se haya producido durante los últimos diez años). ), no hablaremos de software y aplicaciones dedicados exclusivamente a firmas electrónicas avanzadas.

Por otro lado, como individuo, (micro) emprendedor o jefe del departamento de RR.HH. de una gran empresa, es tan interesante mirar soluciones simples de firma electrónica como herramientas de firma electrónica dependiendo de la naturaleza de los documentos firmados.

• name="-name-herramientas-sencillas-de-firma-digital-gt-herramientas-sencillas-de-firma-digital"> name="herramientas-sencillas-de-firma-digital">Herramientas sencillas de firma digital
• Herramientas avanzadas de firma digital

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incrusta un módulo de firma simple en Windows y macOS. Aunque artesanal, la manipulación permite guardar y estampar rápidamente su sello en documentos mal regulados. Simplemente haga clic en Insertar> Imágenes> En este dispositivo, luego seleccione su firma previamente escaneada.

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Una vez insertada la imagen, puede subtitularla con su nombre y apellido, seleccionar el conjunto, hacer clic en Insertar> QuickPart> Inserción automática> Guardar selección en la galería de inserción automática. En el futuro, será suficiente hacer clic en QuickPart> Autotexto nuevamente, luego seleccionar la firma guardada para colocarla donde está el cursor.

opcionalmente, permite firmar un documento mediante una firma avanzada. Aún en la pestaña Insertar, esta vez debe seleccionar Firma, luego completar los campos en el cuadro de diálogo que aparece. El bloque de firma aparece en la página actual. Al hacer clic en él, es posible asociar un certificado pagado que dará fe de su autenticidad y la del documento.

Descarga Microsoft Word para macOS

Adobe Rellenar y firmar

En paralelo con su software insignia, y de pago, Acrobat DC, Adobe ha diseñado una solución de firma digital gratuita con Adobe Rellenar y firmar. Disponible en Android e iOS, la aplicación gestiona trazados a mano alzada, facilitando iniciales y firmas de documentos no regulados. Para mayor comodidad y velocidad, cada usuario tiene dos ubicaciones de almacenamiento dedicadas a una firma e iniciales. Una vez guardadas en la aplicación, las pistas se pueden colocar y cambiar de tamaño al instante.

Sin sorpresa, Adobe Rellenar y firmar es compatible con cualquier documento PDF. Mejor aún, la aplicación genera archivos PDF a partir de una o más imágenes en la galería. Un módulo de escaneo también permite escanear documentos físicos con miras a firmarlos digitalmente. En todos los casos, un botón de compartir permite al usuario enviar su archivo firmado a través de los canales de comunicación tradicionales (correo electrónico, redes sociales, mensajería instantánea, espacios de almacenamiento online, etc.).

Adobe Rellenar y firmar intenta ampliar su campo de acción e integra algunas opciones de relleno rudimentarias: ingresar texto, agregar viñetas y marcas de verificación. No muy flexibles y no personalizables, estas herramientas adicionales no reemplazan a las de las aplicaciones y software especializados en el procesamiento de formularios. Por otro lado, solucionan un problema de un usuario obligado a escribir su nombre completo antes de firmar.

Descarga Adobe Fill & Sign para iOS

Acrobat Reader DC

Las herramientas Adobe Fill & Sign se pueden encontrar en Acrobat Reader DC. Ideal para firmar archivos PDF en una computadora, el software le permite completar formularios, así como registrar una firma e iniciales manuscritas que se pueden colocar rápidamente en los documentos que se van a firmar.

Como Microsoft Word, Acrobat Reader DC gestiona firmas avanzadas, con la condición de adquirir certificados de organizaciones de terceros de confianza. También es posible generar certificados autofirmados, cuyo grado de fiabilidad se basa fundamentalmente en el vínculo de confianza que existe entre los firmantes y el autor del documento.

Los licenciatarios de Acrobat DC Pro se benefician de estas mismas herramientas de firma, sin funcionalidad adicional.

Descarga Acrobat Reader DC para macOS

Herramientas avanzadas de firma digital

DocuSign

DocuSign se menciona en la lista EUTL y cumple con los requisitos de cumplimiento impuestos por la regulación eIDAS en el contexto de firmas avanzadas y calificadas. Muy completa, la plataforma se integra con los principales sistemas utilizados por empresas como Microsoft, Google, Salesforce y herramientas de Oracle. Las aplicaciones independientes de Android e iOS brindan a los signatarios la flexibilidad que desean.

Compatible con muchos formatos de archivo, incluidos PDF y Doc (x) tradicionales, DocuSign tiene un arsenal de características que lo convierten en una solución integral. Además de las herramientas específicas de la firma como tal, el autor del documento puede agregar texto, campos de formulario y casillas de verificación para el firmante. La integración de certificados que cumplen con ETSI elimina la necesidad de una solución de terceros. Las opciones para compartir agilizan los intercambios y garantizan la seguridad de los documentos más confidenciales. Punto de bonificación: los firmantes que no son miembros del servicio pueden firmar un contrato. DocuSign sin crear una cuenta de usuario primero. Esta flexibilidad es en parte responsable de la popularidad de la plataforma.

Enfin, DocuSign ofrece varios métodos de autenticación y trazabilidad de firmas para adaptarse al grado de regulación del documento firmado.

DocuSign es una solución de pago, con planes que van desde los 108 euros hasta los 456 euros anuales en función de las necesidades y el número de usuarios. Una suma elevada que justifica su éxito con las (micro) empresas más que con las personas. Sin embargo, una versión de prueba gratuita y no vinculante ofrece a todos la posibilidad de realizar transacciones únicas durante 30 días.

Descarga DocuSign para Android
Descarga DocuSign para iOS

Yousign

Yousign Marca todas las casillas de la firma avanzada y cualificada. Un proveedor de servicios de confianza validado por ANSSI, certificado por la normativa eIDAS y compatible con el RGPD, la plataforma está dirigida a (micro) empresas y autónomos que trabajan a diario con contratos regulados legalmente.

Como servicio en línea, Yousign es accesible desde cualquier dispositivo equipado con una conexión a Internet y un navegador. La creación de una cuenta de usuario es fundamental. La plataforma solo admite documentos en formato PDF.

Yousign gira en torno a una interfaz legible. El tablero enumera los procedimientos en curso y muestra el estado de cada documento procesado (en curso, completado, cancelado, favoritos). Un módulo de creación de procedimientos facilita la adición de miembros y documentos, así como el ajuste de parámetros generales (nombre del procedimiento, fecha de vencimiento, frecuencia de recordatorios, mensajes de notificación personalizados). La integración de los cartuchos de firmas se deja a criterio del autor, quien puede insertar tantos como considere necesarios, en las páginas y ubicaciones deseadas. Se pueden agregar archivos adjuntos de solo lectura a cada procedimiento. Como DocuSign, Yousign permite que los firmantes externos firmen los documentos que se les envían sin tener que crear una cuenta de usuario.

Para mayor flexibilidad, Yousign ofrece un paquete de API para automatizar los procesos de firma utilizando herramientas comerciales específicas para cada empresa (CRM, ERP).

Yousign es una solución de pago. Cuente al menos 25 euros al mes y por usuario para acceder al servicio online. Para un paquete de API, será necesario agregar al menos 75 euros al mes. Una versión de prueba de 30 días le permite probar sus funciones antes de comprometerse.

Acceda a Yousign a través de su navegador

SIGNply

Las personas y las microempresas con necesidades ad hoc pueden recurrir a soluciones simplificadas como SIGNply. Disponible en Android, la aplicación gratuita integra la lista EUTL (European Union Trusted Lists) que garantiza su nivel de cumplimiento de la normativa eIDAS.

A diferencia de otras soluciones equivalentes, SIGNply no requiere la creación de una cuenta de usuario. La aplicación es funcional inmediatamente después de la instalación y le permite firmar electrónicamente tantos documentos como desee, sin incurrir nunca en costos inesperados.

SIGNply solo es compatible con el formato PDF. Lamentamos la falta de un escáner integrado y la imposibilidad de cambiar la ubicación donde se guardan los documentos firmados. Por otro lado, reconocemos que es rápido y fácil de aprender, cuando solo necesita seleccionar el icono "Pluma" para acceder al módulo de trazado. Cada firma bosquejada se puede cambiar de tamaño y reposicionar en el documento antes de la validación final. Las opciones para compartir integradas (correo, mensajería instantánea, nube) facilitan la transferencia de archivos.

Si no está permitido agregar texto a través de SIGNply, sin embargo, es posible personalizar los parámetros avanzados de la firma (identidad del autor, motivo, marca de tiempo). Un escaneo rápido a través de Adobe Reader o mediante el servicio de validación de firmas de la Comisión Europea dará fe de la validez y autenticidad de la firma que aparece en el documento (fuente confiable, fecha de vencimiento, información relacionada con el certificado).